Einführung
In den 90er Jahren waren Bibliotheken das einzige Zuhause für digitale Dateien. Heute werden digitale Assets, zu denen Rich Media, Personalisierungsvarianten, IoT-Daten und globale Inhalte gehören, größtenteils in der Cloud gespeichert, verwaltet und abgerufen. Dieser Wandel bei der Erstellung und Verwaltung digitaler Bestände bringt spannende Möglichkeiten, aber auch Herausforderungen mit sich.
Nun haben Unternehmen die Zeit über die häufigsten Gründe für die Implementierung eines DAM-Systems übersprungen. Ein Digital-Asset-Management-System ist heute ein bedeutender Mehrwert und Effizienzsteigerer für Unternehmen, da es als zentrale Quelle für die gesamte Markenkommunikation dient. In Anbetracht der wachsenden Bedeutung im digitalen Geschäft dürfen Best Practices bei der Implementierung einer Digital-Asset-Management-Lösung im Unternehmens-Ökosystem nicht außer Acht gelassen werden.
Was ist Digital Asset Management (DAM)?
Ein digitales Asset kann in Form von Bildern, Grafiken, Text, Audio, Video und Rich Media vorliegen. Unter Digital Asset Management (DAM) versteht man das Speichern, Verwalten, Rendern, Zugreifen, Umwandeln und Verteilen digitaler Assets für die gewünschten Geschäftszwecke. DAM-Systeme werden für verschiedene Zwecke eingesetzt, z. B. für die kreative Produktion, Markenkonsistenz, betriebliche und administrative Aufgaben und mehr. Sie deckt die Bereiche Marketing, Vertrieb, Personalwesen, Produktion, Recht, Finanzen, Kundenbetreuung, Lieferanten, Werbeagenturen, Vertriebshändler und mehr ab. DAM-Software kann sowohl intern als auch extern in einem Unternehmen eingesetzt werden. Sie kann als Softwarelizenz oder als gehosteter Dienst implementiert werden.
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Was ist Digital Asset Management (DAM)?
Viele große Unternehmen verwenden mehr als eine Art von Digital Asset Management-System, um ihren gesamten Lebenszyklus von Assets zu verwalten und zu steuern, die mehrere Abteilungen, Regionen, Länder und Sprachen umfassen. DAM ist auch eine der entscheidenden Komponenten, um die Digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben.
Media Asset Management
Es gehört zu einer Kategorie, die ausschließlich Bilder, Audio- und Videodateien verwaltet. Es bietet Features und Workflow-Tools, die es ermöglichen, Videoinhalte an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten und sie für Videobearbeitungssoftware weiter zu verknüpfen. Die Software unterstützt Kreativprofis mit Zugriff auf das Asset-Repository in den Kreativwerkzeugen bei der Arbeit. Die Software ist in das kreative Workflow-Management integriert, um die fertige Version von Assets zu verwalten und zu verfolgen. MAM wird in der Regel für Werbeagenturen, Videoproduktionen und Fernsehsender eingesetzt.
Brand Asset Management
Es konzentriert sich hauptsächlich auf markenbezogene Assets für Brand Management. Es umfasst Marken-Workflows für die Verwaltung des gesamten Zyklus von Marken-Assets, die Aufrechterhaltung von Urheberrechten oder geistigem Eigentum und anderen Marken-Assets zum Schutz der Markenintegrität und des Rufs. Die Brand Asset Management Software ermöglicht es Marketern und Markenmanagern, auf alle Kommunikationsinhalte an einem Ort zuzugreifen. Darüber hinaus erleichtert es die Kontrolle der Inhaltsverwendung, die Sicherstellung der Markenkonsistenz durch klare Richtlinien und die Förderung der Wiederverwendung von Inhalten über verschiedene Kanäle und Medien hinweg.
Erweitertes Asset Management
Es befasst sich mit anspruchsvolleren Anwendungsfällen, um den ständig wachsenden Branding- und Marketinganforderungen von Unternehmen gerecht zu werden. Sie können damit Marketingmaterial wie Werbematerialien, Beschilderungen, E-Mails, digitale Anzeigen und Landing Pages verwalten und die von Sensoren und Internet-of-Things-Geräten (IoT) gesammelten Informationen verarbeiten. Wenn Ihr Unternehmen Anwendungsfälle wie Leistungsanalysen, Multichannel-Content-Distribution und KI-gesteuertes Image-Tagging, VR/360°-Vorschauen und Gesichtserkennung benötigt, können Sie eine integrierte DAM-Plattform mit Ihrem Kerngeschäftssystem erstellen.
Best Practices für das Digital Asset Management
Die Features und Funktionalitäten eines DAM-Systems sind nicht unbedingt "out of the box" verfügbar, sondern müssen aktiviert werden. Daher ist es in der heutigen komplexen und sich wandelnden Technologielandschaft besonders wichtig, sie im Einklang mit Ihrer Unternehmensvision und unter Verwendung von Best Practices zu implementieren. Ihre Erfolgschancen bei der Einführung von Digital Asset Management werden zweifellos steigen, wenn Sie standardmäßige Best Practices anwenden.Diese Best Practices umfassen:
Best Practice 1: Bestehende Lücken erkunden und den Reifegrad Ihres DAMs messen
Zunächst müssen Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen, die Sie mit der DAM-Implementierung erfüllen wollen, priorisieren. Sie sollten damit beginnen, bestehende Herausforderungen und Lücken zu ermitteln, um einen geeigneten DAM-Anwendungsfall zu erstellen. Parallel dazu müssen Sie den DAM-Reifegrad in Ihrem Unternehmen messen.
- Definieren Sie Ihr Ziel und finden Sie bestehende Lücken in der Verwaltung digitaler Assets.
- Identifizieren Sie wünschenswerte Funktionen und Merkmale der DAM-Lösung und bewerten Sie Ihre Bereitschaft, diese zu übernehmen.
- Überlegen Sie, wie sich DAM in Ihr bestehendes Marketing-Ökosystem und das damit verbundene Anwendungsökosystem einfügt.
- Erarbeiten und dokumentieren Sie Ihre Digital Asset Management Integrationsstrategie.
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Toolkit zur Messung Ihrer DAM-Reife
Die DAM Foundation bietet ein DAM Maturity Model Tool zur Messung der Kompetenz im Digital Asset Management an.
Das Modell basiert auf 5 Kompetenzniveaus: Ad Hoc, Incipient, Formative, Operational und Optimal. Der Grad der Ausgereiftheit und Funktionalität nimmt von Ad Hoc bis Optimal zu.
Das Tool umfasst 4 übergeordnete Kategorien - Menschen, Informationen, Systeme und Prozesse, die wiederum in insgesamt 15 Dimensionen unterteilt sind. Das Modell liefert Ihnen Richtlinien, wie Sie eine ausgereifte DAM-Strategie aufbauen können. Sie können dieses Tool nutzen, um zu beurteilen und zu ermitteln, wo es Ihnen an Infrastruktur, Funktionalität, Management und Fachwissen mangelt.
Best Practice 2: Anforderungen im Einklang mit den Unternehmenszielen definieren
Die Festlegung von Projektanforderungen im Voraus kann den Projekterfolg steigern und die Gesamtprojektkosten minimieren. Es ist von entscheidender Bedeutung zu verstehen, warum das Projekt vorgeschlagen wird und wie es dem zugehörigen Team helfen wird, die Aufgaben zu erfüllen, ohne sich tief in die technischen Details der Lösung zu vertiefen.
- Definieren Sie hochrangige funktionale Anforderungen und nicht-funktionale Anforderungen.
- Identifizieren Sie die ein- und ausgehenden Daten- und Asset-Flüsse.
- Wägen Sie die Vor- und Nachteile der Implementierung des gewünschten Ansatzes ab.
- Benchmarks entwickeln und Beteiligte aus dem gesamten Unternehmen einbeziehen.
- Anforderungen mit Geschäftspartnern abstimmen.
- Erwartungen an Metriken, Inputs und Ergebnisse festlegen.
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Best Practice 3: Ganzheitliche Risikobewertung durchführen
Die Durchführung einer Risikobewertung ist wichtig, um kostspielige Fehler zu vermeiden. Es ist besser, umfassendes Feedback von verschiedenen Anwendern einzuholen und mit den Teammitgliedern die Storyboard-Komponenten durchzugehen, die für den gesamten Arbeitsablauf entscheidend sind. Bei der Bewertung müssen Sie sich auf das gesamte System konzentrieren und analysieren, wie es sich auf Ihr aktuelles Geschäftssystem auswirken wird.
- Überprüfen Sie Ihre digitalen Bestände unter dem Gesichtspunkt der Sicherheit und Zugänglichkeit.
- Identifizieren Sie Hindernisse, die das Projekt verzögern oder die Zeit bis zur Wertschöpfung verkürzen könnten.
- Analysieren Sie, wie sich Ihre DAM-Lösung auf bestehende oder geplante Arbeitsabläufe auswirken wird.
- Definieren Sie, wie Sie die explodierenden digitalen Assets verfolgen, kontrollieren und verwalten.
- Nutzen Sie die Vorteile von Rollen und Berechtigungen für eine zusätzliche Sicherheitsebene.
Kriterien für die Durchführung einer Risikobewertung
Faktoren der Risikobewertung |
Was ist zu beachten |
| Digital Asset Management |
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| Operational Team Awarenes |
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| Informationszugang |
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| Verwaltung und Kontrolle |
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| Leistungsnachweis |
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Best Practice 4: Wählen Sie einen Implementierungsansatz, der konsistente Werte schafft
Sie sollten den Implementierungsansatz wählen, der sowohl Ihren kurzfristigen als auch Ihren langfristigen Geschäftszielen dient. Arbeiten Sie mit einem fachkundigen Implementierungspartner zusammen, der den Softwarekauf und die Einführung der DAM-Software in Abstimmung mit Ihrem Budget, dem operativen Team, dem Management und der laufenden Optimierung effektiv und sorgfältig planen kann.
- Bestimmen Sie den kritischen Funktionsumfang für die Ersteinrichtung, einschließlich der folgenden Komponenten:
- Assets: Migrieren Sie alle digitalen Assets in das neue System mit Qualität, Sauberkeit und robuster Zuordnung.
- Automatisierung: Wählen Sie Aktionen oder Arbeitsabläufe, die Sie für die Validierung, Zuweisung, automatische Antwort und mehr automatisieren möchten.
- Analytik: Stellen Sie sicher, dass die Analytik leicht zugänglich ist, um Ihre Gesamtstrategie für das Digital Asset Management kontinuierlich zu verbessern.
- Binden Sie Mitarbeiter und Manager als aktive Teilnehmer in den Einführungsprozess ein.
- Starten Sie mit einem Pilottest und skalieren Sie dann.
- Schaffen Sie Klarheit über die laufenden Wartungskosten und die Zeit nach der Einführung.
Vergleich des Implementierungsansatzes
| Globale Implementierung | Lokale Implementierung |
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Die Implementierung eines standardisierten globalen Prozesses für Ihre diversen digitalen Assets. |
Implementieren Sie es lokal für bestimmte Abteilungen |
| Beseitigung von Silos und Vereinheitlichung global verteilter Bestände für Analysen und Berichte |
Konsolidierung des lokal erzeugten digitalen Medienbestandes an einem Ort |
| Konsistente Markenkommunikation über alle Kanäle und Regionen hinweg aufbauen |
Verbesserung der Konsistenz und Erleichterung der Einhaltung von Vorschriften auf lokaler Ebene |
| Ein groß angelegter Einsatz |
Einrichtung für eine bestimmte Region |
DAM-Implementierung Erfolgsgeschichten
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Mit einem Jahresausstoß von über 7 Millionen Hektolitern ist die Krombacher Brauerei die größte Privatbrauerei Deutschlands. Die zahlreichen Marken der Krombacher Brauereigruppe werden von verschiedenen Abteilungen mit jeweils eigenen Agenturen und Partnern gemeinsam geführt. Durch die Implementierung der Pimcore DAM-Lösung hat der Kunde das Markenmanagement enorm verbessert, da alle Mitarbeiter, Agenturen, Einzelhändler und Partner von Krombacher nun einen konsistenten, automatisierten Zugriff auf die korrekten und aktuellen Ressourcen der Marke haben.
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