Wie evaluiert man eine PIM-Lösung?

Die Bewertung eines PIM-Systems ist nicht so geradlinig und einfach, wie es klingt. Es gibt eine Methode, die nicht übersehen werden darf.

Glückwunsch! Sie haben die richtige Entscheidung getroffen, indem Sie sich für eine PIM-Lösung entschieden haben. Und jetzt ist es Zeit für die nächste große Entscheidung, die entscheidend dafür sein wird, ob Ihre Produktdatenmanagement-Strategie scheitern oder erfolgreich sein wird. Wir beziehen uns natürlich auf die PIM-Software, die Sie auswählen.

Einige der offensichtlichen Dinge, die Unternehmen tun, bevor sie sich für eine Software entscheiden, sind, die richtigen Entscheidungsträger zu versammeln (einschließlich funktionsübergreifender Entscheidungsträger), den "Ist-Zustand" und den "Soll-Zustand" zu ermitteln, ein realistisches Budget festzulegen (und sich daran zu halten), Ihre Suchparameter festzulegen (basierend auf Kosten, Anforderungen, Geografie usw.), Gespräche mit PIM-Anbietern zu beginnen und die Fragen zu stellen, die wichtig sind.

Aber Moment, gilt das nicht für die Auswahl der meisten Systeme oder Lösungen? PIM hat im Vergleich zu anderen Systemen noch etwas mehr zu bieten. Dieser Artikel versucht, dies in 5 einfachen Schritten zu erläutern.

Hinweis: Es sind nicht die Features und Funktionalitäten (in denen man sich allerdings leicht verlieren kann). 

1. Validierung: Finden Sie die richtige Passform

Der richtige Fit beginnt mit der Bewertung Ihrer individuellen Anforderungen und Zukunftspläne und erstreckt sich bis hin zu Ihrer technologischen Landschaft. Die einzigartigen Anforderungen sollten idealerweise auf einer Skala von unternehmenskritischen Anforderungen, wesentlichen Anforderungen, wünschenswerten und "gut zu haben" Anforderungen eingestuft werden. Die Zukunftspläne müssen strategische Roadmaps, Skalierbarkeitsanforderungen, Geschäftsausrichtung, Diversifizierungen oder Fusions- und Übernahmeziele umfassen.

Der komplexeste und zeitaufwändigste Faktor bei der Suche nach dem richtigen System ist jedoch seine Eignung für die bestehende Technologie- und Betriebslandschaft des Unternehmens. Lässt sich das neue PIM-System beispielsweise problemlos in die bestehende Software und Systeme integrieren? Würde es sich an diese anpassen? Oder müssten die bestehenden Systeme an das neue PIM angepasst werden? Eine weitere wichtige Frage ist, ob das neue PIM Ihren Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entspricht.

2. Identifizierung: Suche nach PIM-Anbietern

Beginnen Sie damit, spezifische Kriterien festzulegen, was Sie von einem PIM-Anbieter erwarten. Welche Funktionen sind für Sie nicht verhandelbar? Welche zusätzlichen Funktionen würden Ihnen auf lange Sicht gute Dienste leisten? Es ist auch wichtig, den Kundenkreis des Anbieters zu kennen. Wie vielfältig ist sie? Würden Sie einen Anbieter bevorzugen, der Kunden aus Ihrer Branche bedient hat? Oder aus einer verwandten Branche? Hat er bereits ein PIM-Projekt in einer Größenordnung wie der Ihren durchgeführt? Ist der Anbieter in Ihrer geografischen Region vertreten? Wie vertraut ist der Anbieter mit der Region, zu der Sie gehören oder in der Sie tätig sind? Wenn Ihr Unternehmen auf mehreren Kontinenten tätig ist, kann der Anbieter mehrsprachige Funktionen in der Software anbieten? Sobald Sie diese Kriterien festgelegt haben, können Sie den Anbieter um eine Demo bitten.

3. Bewertung: Beste Lösung und bewährte Praktiken

Um die beste Lösung zu finden, müssen Unternehmen einen POC (Proof of Concept) vorbereiten, indem sie die Datensätze ihres Unternehmens verwenden, um zu sehen, ob ihre Ziele erreicht werden können. Sie können einen repräsentativen Datensatz mit etwa fünf geschäftlichen Anwendungsfällen erstellen und Daten aus relevanten digitalen Assets einbeziehen, die zu mehreren Produktkategorien gehören. Im Prinzip müssen die Anwendungsfälle jede kritische Phase von der Erstellung, Anreicherung, Freigabe und Veröffentlichung von Produkten auf Kanälen abbilden.

Laden Sie Anbieter ein, um Lösungen für Ihre Anwendungsfälle und Datensätze zu konfigurieren. Prüfen Sie, was sie vorlegen, und schauen Sie, ob Sie Änderungen an der Anwendung mit einem Minimum an technischer Schulung vornehmen können. Bewerten Sie die POC jedes Anbieters auf der Grundlage von Flexibilität, Kosten, Lieferung, Partnerschaft, Innovation, Qualität, Risiken usw.

Bewerten Sie, ob jeder Anbieter die besten Praktiken für die Implementierung eines PIM-Systems befolgt.

Schließlich erstellen Sie eine Liste mit den 3 oder 5 besten Anbietern.

4. Verhandlungen: Legen Sie Ihre Bedingungen dar und kennen Sie deren Bedingungen

Wenn Sie der Wahl Ihres künftigen PIM-Anbieters näher kommen, ist es an der Zeit, tiefer in die Materie einzusteigen und ihm Ihre Bedingungen mitzuteilen. Erläutern Sie Ihre Bedingungen unmissverständlich. Sie haben Ihre Bedürfnisse bereits dargelegt, jetzt sollten Sie auch Ihre Prioritäten mitteilen. Was ist Ihnen beispielsweise wichtiger, PDS (Product Data Syndication) oder Web-to-Print; wenn beides, dann in welcher Reihenfolge? Welchen Stellenwert hat für Sie die Automatisierung der Produktinformationsübersetzung? Gibt es Compliance-Bedingungen für Ihre Lieferanten oder Partner, die Ihnen Produktdaten zur Verfügung stellen?

Bewerten Sie die technischen Aspekte des Angebots, einschließlich der kommerziellen Anforderungen, der Implementierungspläne, der Lizenz- oder Abonnementgebühren, der Gesamtbetriebskosten, der Supportbedingungen, der zusätzlichen Kosten usw. Und schließlich sollten Sie das Interesse des Unternehmens an einer Zusammenarbeit mit Ihnen ermitteln. Abgesehen von den finanziellen Vorteilen, welche Erwartungen haben sie an die Zusammenarbeit?

Setzen Sie nun Prioritäten unter den 3 oder 5 besten Anbietern.

5. Bewertung des Geschäftswerts

Erinnern Sie sich an Ihre Hauptgründe für die Implementierung eines PIM. Ging es darum, die Datenqualität zu verbessern, die Betriebskosten zu senken, die Kundenerfahrung zu verbessern, die Markteinführung zu beschleunigen oder die Effizienz zu steigern? Wenn das alles zutrifft, dann sollten Sie noch einmal Prioritäten setzen. Sie können auch einen Schritt weiter gehen und Ihre Messgrößen für diese Maßnahmen festlegen.

Werden auch Ihre Geschäftspartner, Lieferanten oder Anbieter durch das neue PIM, für das Sie sich entscheiden, unterstützt oder profitieren davon? Außerdem müssen die "echten" Stakeholder (das Top-Management) auf dem Laufenden gehalten werden. Sie sind diejenigen, die besser in der Lage sind, den künftigen Geschäftswert von PIM mit den strategischen Plänen Ihres Unternehmens abzustimmen. Außerdem können mit der Einführung neue Kosten verbunden sein, z. B. für eine neue technische Infrastruktur oder den Ausbau von Ressourcen, für die die Unternehmen in ihrem derzeitigen Zustand möglicherweise nicht vollständig gerüstet sind. Daher sollte der Geschäftswert auch gegen all diese Faktoren abgewogen werden.

Abschluss

Nach der Durchführung aller geschäftlichen und technologischen Bewertungen und der Auswahl der besten Lösung ist es an der Zeit, weiterzugehen. Denn nach einer PIM-Implementierung benötigen Unternehmen noch die Integration mit nachgelagerten Kanälen wie digitalem Handel, Produktdatensyndizierung und Marktplätzen. Und wie das gewählte PIM in die Marketingstrategie dieser Kanäle passt, wird ein entscheidender Aspekt bleiben.

Zum anderen müssen Sie damit beginnen, die Organisation auf PIM vorzubereiten. Geben Sie den wichtigsten Abteilungen und Nutzern die nötige Anleitung und Vorbereitung, und zwar nicht nur in Bezug auf die PIM-Nutzung und die damit verbundenen Erwartungen, sondern machen Sie sie zu einem Teil des Zwecks, dem PIM dienen wird, wie z. B. bessere Kundenerfahrung, höhere Effizienz und ROI.

Schließlich sollten Sie daran denken, dass die Evaluierung nicht mit der Implementierung endet, sondern mit ihr beginnt. PIM ist eine Software, die in einer dynamischen, sich weiterentwickelnden Umgebung gedeiht und kontinuierlich bewertet werden muss.

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