Viele Unternehmen sehen sich mit den Herausforderungen des Lieferantenmanagements konfrontiert und haben erkannt, dass sie nicht erfolgreich sein können, wenn Kommunikationslücken, Koordinationsschwierigkeiten, Informationssilos, Compliance- und Managementprobleme die Beziehungen zu den Lieferanten immer wieder ungewollt belasten.
Der Kern dieser Herausforderungen liegt oft in einem geringen digitalen Reifegrad und einem hohen Maß an manuellen Eingriffen. Während eine Vielzahl digitaler Lösungen implementiert werden kann, um die Funktionsweise zu verbessern, wird oft ein spezielles System benötigt, um die Verständnislücke zwischen Unternehmen und ihren Lieferanten zu schließen.
Ein Lieferantenportal ist eine Komplettlösung für Unternehmen, um mit ihren Lieferanten in Verbindung zu treten und sicherzustellen, dass beide Seiten die notwendigen Informationen austauschen können, indem sie den Raum für jegliche Verwirrung beseitigen.
1. Was ist ein Vendor Portal?
Ein Lieferantenportal ist ein sicheres, exklusiv entwickeltes, privates System, das von einem Unternehmen zur Verwaltung und Kommunikation mit Drittfirmen, Einzelpersonen oder Einrichtungen, die ihm Waren oder Dienstleistungen verkaufen, eingesetzt wird. Es ist ein automatisiertes System zur Unterstützung etablierter Geschäftsprozesse, Arbeitsabläufe, Dateiaustausch und Unterstützung zu vereinbarten Bedingungen zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten. Es ermöglicht Unternehmen, die persönliche Kommunikation mit Lieferanten zu automatisieren, um Abläufe zu beschleunigen, die Produktivität zu steigern, Kosten zu sparen sowie Genauigkeit und Konsistenz in großem Umfang zu gewährleisten.
Typischerweise sind alle Lieferantenportale internetbasiert; sie nehmen die Lieferanten durch Registrierung und erforderliche Prüfungen auf und bieten ihnen ein personalisiertes Dashboard, das ihre Aktivitäten anzeigt. Eine ähnliche Schnittstelle ist für das Unternehmen sichtbar, das das Konto des Lieferanten verwaltet.
2. Was ist ein Vendor Management System?
Ein Vendor Management System (VMS) kann als eine Plattform oder Software-Suite verstanden werden, die Unternehmen bei der Verwaltung der grundlegenden Prozesse unterstützt, die für die Verwaltung von Lieferanten von Anfang bis Ende erforderlich sind; ein VMS bietet verschiedene maßgeschneiderte Funktionen und kann als verwalteter Dienst bereitgestellt werden. Es umfasst das Onboarding von Anbietern, die Autorisierung von Benutzern, die Erteilung von Genehmigungen, die Verfolgung von Zeitplänen, die Erstellung von Berichten, die Identifizierung von Risiken und deren Minderung sowie die Auswertung der Leistung von Anbietern. Es hilft auch bei der Durchführung von Verwaltungsaufgaben wie der Erneuerung von Verträgen, der Freigabe von Zahlungen, der Überwachung von Vermögenswerten, der Lösung von Problemen, der Festlegung von Verantwortlichkeiten, der Überprüfung von Rechnungen usw. Aus der Unternehmensperspektive ist VMS ein Mittel zur effizienten Verwaltung von Lieferantenbeziehungen im Einklang mit der Zufriedenheit der Endkunden, dem Unternehmenswachstum und den allgemeinen Geschäftsstrategien.
3. Was ist ein Lieferantenportal? Und was ist eine Software zur Verwaltung von Lieferanteninformationen?
Lieferantenportal: Ein webbasiertes Lieferantenportal, das ausschließlich für ein Unternehmen entwickelt wurde, um die Beziehungen zu Drittlieferanten wie Rohstofflieferanten, Auftragsherstellern, Fertigproduktlieferanten usw. zu verbinden, zu kommunizieren und zu verwalten, ist ein Lieferantenportal. Zulieferer sind oft entscheidend für das reibungslose Funktionieren eines Unternehmens. Ein Lieferantenportal bietet ein sicheres, individuelles und organisiertes System, das Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Lieferanten unterstützt, um die Beschaffung in einer Online-Umgebung zu vereinfachen und zu rationalisieren. Mit anderen Worten, ein Lieferantenportal ist eine einzige Anlaufstelle zwischen Lieferanten und dem Unternehmen für Kommunikation und Aktualisierungen nahezu in Echtzeit, indem es Standards und Verfahren für einen mühelosen Umgang festlegt.
Lieferanteninformationsmanagement-Software: Eine Lieferanteninformationsmanagement-Software ersetzt manuelle Prozesse und erleichtert das Abrufen, Überwachen und Verwalten von Lieferanteninformationen, um die Zusammenarbeit mit den Lieferanten zu optimieren. Sie verbessert die Datenqualität, die Koordinierung und die Einhaltung von Vorschriften in der gesamten Lieferantenbasis des Unternehmens und sorgt gleichzeitig für minimale Risiken und erhöhte Effizienz. Die Software für das Lieferantenmanagement bietet daher eine maßgeschneiderte End-to-End-Lösung an einem einzigen Ort, die es Unternehmen ermöglicht, zu kommunizieren, zu assoziieren (von Anfang bis Ende), den Fortschritt zu verfolgen und den Lebenszyklus ihrer Lieferanten zu verwalten, während sie gleichzeitig ein hohes Maß an Flexibilität, Zusammenarbeit und Transparenz ermöglicht.
4.Warum brauchen Sie ein Lieferantenportal?
Manuelle Wege zur Verbindung und Zusammenarbeit mit Lieferanten können ineffizient und umständlich sein, was zu Unstimmigkeiten und Missmanagement führt und die Ressourcen sowohl der Lieferanten als auch der Unternehmen enorm belastet. Beispielsweise kann die Kommunikation über E-Mails und Tabellenkalkulationen für die Verwaltung einer Handvoll von Lieferanten einfach aussehen, aber wenn es um viele Lieferanten geht, die auch noch von globalen Standorten aus operieren, kann die Abwicklung von Aufträgen über E-Mails zu einer unüberwindbaren Herausforderung werden. Hier sind einige Herausforderungen, die eine Lieferantenportal-Software effektiv angehen kann:
- Fehlen einer einheitlichen Schnittstelle zur Verbindung mit den Lieferanten
- Fehlen eines sicheren und konformen Systems
- Geringe Transparenz der Transaktionen
- Mangelnde Transparenz beim Genehmigungsverfahren für Bestellanforderungen
- Unzureichende Mittel zur Verwaltung der Beziehungen zu den Lieferanten
- Rechnungen, Zahlungsbelege, Rechnungsinformationen, Verträge und Beschaffungsdaten in unterschiedlichen Systemen
- Probleme bei der Integration mit anderen Unternehmenstools
- Schwierigkeiten bei der Zusammenführung von Daten für Prüfpfade
- Keine Klarheit über die Leistung der Anbieter
5. Hauptmerkmale eines Lieferantenportals
Ein Lieferantenportal bietet eine Lösung für alle Ihre Anforderungen an das Lieferantenmanagement, einschließlich der Verwaltung von Einkaufshistorie, Beständen, Nutzung, Preisen und Nachbestellungen. Einige der wichtigsten Funktionen eines Lieferantenportals sind:
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Automatisiertes Onboarding: Lieferantenportale eliminieren den manuellen Onboarding-Prozess und ersetzen ihn durch ein automatisiertes Onboarding in kürzester Zeit. Dazu gehören auch die Übermittlung der Daten und die Authentifizierung des Lieferanten. |
Überwachung der Leistung des Anbieters: Eines der wichtigsten Ziele eines Lieferantenportals ist es, die Leistung der Lieferanten in Bezug auf Parameter wie Qualität der Lieferungen, Einhaltung der Fristen, Compliance und Einhaltung der vereinbarten Richtlinien zu verfolgen. |
Erstellung von Bestellungen (PO) & Verfolgung: Bestellungen werden für sofortige Bestellungen oder Kaufverträge zur späteren Verwendung vorbereitet. Durch die Automatisierung des Prozesses können Lieferanten volumenbasierte Zugeständnisse für die Waren und Dienstleistungen nutzen, die sie über einen bestimmten Zeitraum liefern. |
Produktinformationsmanagement: Ein Herstellerportal verwaltet Informationen über Produkte verschiedener Hersteller und manchmal auch über mehrere Produkte desselben Herstellers. Es zentralisiert, bereichert und harmonisiert alle Produktinformationen. |
Selbstbedienung: Bietet Verkäufern die Flexibilität, verschiedene Details und Informationen über ihre Produkte oder Dienstleistungen zu aktualisieren und zu verwalten, während sie die Möglichkeit haben, Benachrichtigungen und Warnungen über den Bestellprozess und Zahlungen auszulösen. |
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Lieferantenverwaltung: Ein Lieferantenportal ermöglicht es Unternehmen, die Anzahl und Vielfalt der von jedem Lieferanten erhaltenen, behaltenen oder zurückgegebenen Artikel zu verfolgen und zu verwalten, einschließlich der Kaufhistorie, der Verwendung am Standort, der auf Lager befindlichen Einheiten, der zu erhaltenden Einheiten usw. |
Erleichterung der Lieferantenkommunikation: Ein Lieferantenportal bietet ein einziges System für die Kommunikation über einen sicheren Bereich und den Austausch aktueller Informationen, einschließlich der Meldung von Störungen oder Verzögerungen, der Übermittlung von Benachrichtigungen und Anfragen. |
Dokumentationsmanagement: Portale kümmern sich um die gesamte Dokumentation in Bezug auf Verpflichtungen, Richtlinien, Vertragsdauer, Fristen, Erwartungen, rechtliche Fragen, NDAs, Supportprozesse, Rechnungsstellung, Preisentscheidungen, Vertragsverlängerungen, Transport usw. |
Audit und Leistungskontrollen: Jeder Aspekt der Zusammenarbeit mit Anbietern kann geprüft werden, um deren Leistung zu überprüfen. Dazu gehört die Überprüfung der wichtigsten Leistungskennzahlen wie pünktliche Lieferungen, Produkt- oder Dienstleistungsqualität usw. |
Unterstützt globale Kommunikation: Lieferantenportale unterstützen die Kommunikationsbedürfnisse verschiedener Regionen, Sprachen und gesetzlicher Anforderungen. Darüber hinaus bieten sie den Anbietern genügend Flexibilität, um effizient arbeiten zu können. |
6. Hauptvorteile eines Lieferantenportals
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Bessere Sichtbarkeit und Kommunikation: Ein Lieferantenportal bringt vollständige Transparenz in die Interaktionen, Aufgaben, Dienstleistungen und die Beschaffung zwischen Lieferanten und Unternehmen, indem es eine angemessene Überwachung und Berichterstattung über ein einziges System gewährleistet. Es sorgt für eine proaktive Kommunikation. Es reduziert die Kette von Zwischenpersonen und erleichtert die direkte Interaktion zwischen Produktkategorie-Managern und Lieferanten. Außerdem können Nachrichten je nach Eingabe rund um die Uhr an einen oder mehrere Lieferanten gesendet werden, so dass die Kommunikation in Echtzeit erfolgt und über jedes Gerät zugänglich ist. |
Standardisierte Prozesse: Durch die Standardisierung von Prozessen können Portale verschiedene Vorgänge wie das Onboarding, die Aktualisierung von Unterlagen und die Datenerfassung optimieren, insbesondere in der Anfangsphase der Zusammenarbeit mit Anbietern. Auf einer breiteren Ebene kann die Standardisierung Arbeitsabläufe, Prioritäten, die Delegation von Aufgaben, die Kennzeichnung von Bedenken und den Abschluss von Aktivitäten rationalisieren, während gleichzeitig Risiken bewertet, klare Verantwortlichkeiten geschaffen und Probleme eskaliert werden. Dies kann gleichzeitig für verschiedene Anbieter durch organisierte Kontrollen auf Unternehmensebene geschehen, die für ein systematisches Funktionieren und hohe Effizienz erforderlich sind. |
Flexibilität und Skalierbarkeit: Die Anbieter und das Unternehmen erhalten völlige Flexibilität, um Anfragen zu initiieren und Prozesse auf die von ihnen bevorzugte Weise voranzutreiben, einschließlich der bequemen Durchführung von Aktivitäten in ihren Zeitzonen oder Arbeitszeiten, der Erstellung von Warnmeldungen, der Verwaltung von Risiken, der Festlegung von Grenzwerten und Alarmen und der entsprechenden Nutzung ihrer Ressourcen. Ein Portal bietet auch eine hohe Skalierbarkeit im Hinblick auf die Anzahl der Lieferanten oder die Menge der zu verwaltenden Informationen. Darüber hinaus können verschiedene Funktionalitäten und transaktionsbasierte Aktivitäten einbezogen und an die Bedürfnisse und Pläne des Unternehmens angepasst werden. |
Verbesserte Beziehungen zu Anbietern: Schnelle Reaktion auf Anfragen, einfache Streitbeilegung, hohe Effizienz, Transparenz bei Transaktionen, reibungsloses Funktionieren und Zusammenarbeit wirken sich insgesamt positiv auf die Beziehung zwischen Unternehmen und Anbietern aus, was zu langfristigen Partnerschaften, einer Ausweitung der Geschäftsbeziehungen und sogar zur Nutzung des Netzwerks des jeweils anderen führt. Außerdem wirken sich gute Partnerschaften positiv auf die Kundenerfahrungen und das Wachstum aus und ermöglichen es den Unternehmen, sich auf andere wichtige Aspekte von strategischer Bedeutung zu konzentrieren. |
Exzellenter Return on Investment (ROI): Ein Lieferantenportal kann sich aufgrund der Produktivitätsgewinne, die es bietet, als ein großartiger Förderer des ROI erweisen. Es rationalisiert Back-End-Prozesse, senkt die Verwaltungskosten und erzielt Kosteneffizienz durch die Automatisierung arbeitsintensiver Aufgaben. Die Einführung eines einzigen Systems, das Unternehmen direkt mit Anbietern verbindet, reduziert die Anzahl der Ressourcen, die zum Aufbau von Koordinationsnetzwerken mit Anbietern benötigt werden. Infolgedessen übernimmt das Portal viele unternehmensinterne Aufgaben, und Ihre Ressourcen können sich auf die Schaffung weiterer Umsatzmöglichkeiten konzentrieren. |
7. Wie spielt eine PIM-Plattform eine wichtige Rolle in einem Lieferantenportal?
Ein hervorragendes Produktinformationsmanagement (PIM) ist der Schlüssel für die Existenz von Lieferantenportalen. Wenn es um eine Reihe von Anbietern geht, die mehrere Produkte liefern und von verschiedenen Standorten aus operieren, müssen Unternehmen unter Umständen große Anstrengungen unternehmen, um die Genauigkeit und Konsistenz der Produktinformationen aufrechtzuerhalten. So hilft PIM:
- PIM-Systeme erleichtern die Konsolidierung, Anreicherung und Rationalisierung der Produktdaten von Anbietern. Wenn zum Beispiel ein Produktlieferant Produktaktualisierungen für ein neues Produkt eingeben muss, kann er dies selbst tun, indem er die Details einfach in das Portal eingibt. Das ist ein gewaltiger Fortschritt gegenüber dem Versenden von Tabellenkalkulationen per E-Mail an die Führungskräfte des Unternehmens, die diese dann in das Unternehmenssystem eingeben (was die Gefahr von Unstimmigkeiten erhöht).
- PIM hilft bei der Erstellung eines maßgeschneiderten Portals, das die Möglichkeit bietet, Produktdaten an einem einzigen, zentralen Ort zu importieren, zu exportieren und zu bearbeiten. Innerhalb des Portals können verschiedene Inhaltsblöcke mit spezifischen Funktionen erstellt werden, so dass der Anbieter die vollständige Kontrolle hat.
- PIM sorgt nicht nur für die Richtigkeit und Vollständigkeit von Produktinformationen, sondern auch von digitalen Assets. So können Lieferanten beispielsweise CSV-Dateien in das Portal hochladen, und das Unternehmen kann die Produktlisten und -details einsehen, sie in den Warenkorb legen und eine Angebotsanfrage an die Lieferanten für die benötigten Produkte senden.
- Während die Lieferanten ein benutzerfreundliches Dashboard erhalten, das sie in Echtzeit über ihre aktuelle Position informiert, kann ein PIM-basiertes Lieferantenportal zuverlässige und aktuelle Lieferantendaten über Unternehmensstandorte und -abteilungen hinweg syndizieren und so die Produktivität maximieren.
- Ein PIM-gestütztes Lieferantenportal kann in jede IT-Landschaft integriert werden. PIM steigert auch die Effizienz von Workflows und Kampagnen in Unternehmen durch schnelle Zusammenarbeit und Problemlösung. So können beispielsweise attraktive Angebote über Lieferantenportale an die Lieferanten kommuniziert werden.
8. Anwendungsfall - Wo Pimcore PIM bei der Erstellung eines Lieferantenportals half
Pimcore PIM half einem weltweit führenden Unternehmen der Lebensmittel- und Getränkeindustrie bei:
B2B-Handelsportal für Händler in drei großen globalen Regionen
Die Händler der Marke (in diesem Fall Produkthändler) bestellten Produkte über Excel-Vorlagen, was ein unflexibler, arbeitsintensiver, fehleranfälliger und zeitraubender Prozess war. Infolgedessen konnten die Händler die von der Marke unterbreiteten Angebote in den meisten Fällen nicht in Anspruch nehmen. Umgekehrt entgingen der Marke auch Cross-Selling- und Up-Selling-Möglichkeiten mit den Verkäufern. Pimcore erstellte ein B2B-E-Commerce-Portal unter Verwendung von PIM, um die Sichtbarkeit der Produkte in jeder Region hervorzuheben, den Bestellprozess zu rationalisieren und mobile Bestellungen zu ermöglichen. Eine API-basierte Integration wurde für prädiktive Vorschläge und In-Context-Angebote für Händler durchgeführt. Eine der größten Auswirkungen war die "Effizienz", da Tausende von Händlern sofortige Bestellungen aufgeben konnten. Außerdem erhielten die Händler ein nahtloses Kundenerlebnis bei der Bestellung. Dies führte natürlich zu einem Anstieg der Markenverkäufe in Höhe von 100 Millionen USD. Das Portal wurde zunächst für die Region China eingerichtet und später auf Lateinamerika (LATAM) und Australien übertragen.
Die Händler in der LATAM- und der australischen Region erhielten Echtzeit-Fulfillment, ein hohes Maß an Personalisierung, Flexibilität und Rabatte auf Kundenebene.
Erstellung eines länderübergreifenden B2C-E-Commerce-Portals
Die Marke hatte keine Möglichkeit, den Endkunden auf digitalem Wege zu erreichen, was sich negativ auf ihre Rentabilität auswirkte. Dem Endkunden konnten keine ansprechenden Erlebnisse oder Belohnungen geboten werden, da das Geschäft nur auf traditionelle Weise über B2B-Händler abgewickelt wurde.
Das bedeutete, dass die Marke keine Möglichkeit hatte, die Vorteile auch an die Endkunden weiterzugeben. Pimcore baute ein B2C-E-Commerce-Portal mit regionalspezifischer Produkttransparenz auf und implementierte eine Geschäftsstrategie zum Verkauf von Produkten an Endkunden über die digitale Plattform der Marke. Die Plattform schlug den Endkunden saisonale und festliche Angebote sowie Rabatte auf verschiedene Snacks vor. Die Umsetzung führte zu einem massiven Anstieg des Geschäfts der Marke, da Tausende von Kunden sich einklinken und sofortige Bestellungen aufgeben konnten.
Dadurch konnte der Umsatz während der Feiertage (Thanksgiving, Weihnachten, Neujahr usw.) gesteigert werden, und das Engagement der Kunden nahm das ganze Jahr über stetig zu. Die Endkunden erlebten ein hervorragendes Produkterlebnis und einen intuitiven Einkauf, während sie ihre gewünschten Produkte schnell fanden.
Wenn Sie Hilfe bei der Modernisierung Ihres Lieferantenmanagements benötigen, kann Pimcore PIM Ihnen helfen, die anspruchsvollsten, auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenen Lieferantenportale zu erstellen.
Wir wissen, dass Ihre Lieferanten wichtige Akteure in Ihrem Unternehmen sind und dass nur die beste Zusammenarbeit mit ihnen Ihnen zum Erfolg verhelfen kann.
Wenn Sie also darüber nachdenken, Ihren Lieferantenbeziehungen ein neues Gesicht zu geben - Pimcore PIM kann es für Sie möglich machen!
