Bewährte Praktiken des Produktinformationsmanagements

Laut Forrester's Predictions 2021 werden die Ausgaben von Unternehmen für Kundenbindungsmarketing um 30 % steigen, da Unternehmen die fragmentierten Erfahrungen, die sie ihre Kunden und Millionen von Dollar kosten, verbessern wollen. Ein Produktinformationsmanagement (PIM)-System kann Unternehmen in die Lage versetzen, überzeugende Produktgeschichten über eine Konstellation von Kundenkontaktpunkten zu erzählen. Aber nur, wenn sie die Best Practices von PIM befolgen!

1. PIM-Best-Practices: Erfolgreich im Produktinformationsmanagement

Abgesehen davon, dass man sich eingehend mit dem Umfang, den geschäftlichen Anforderungen, den Auswirkungen der Implementierung auf Anbieter, Partner und andere externe Stellen sowie der Weitergabe an den Endkunden befassen muss, muss PIM unter drei Hauptaspekten betrachtet werden: als Technologieplattform, als Arbeitsweise und als Business Enabler. Wenn Unternehmen auch nur eine dieser Perspektiven vernachlässigen, verlieren sie die Orientierung. Produktinformationsmanagement ist eine strategische Entscheidung, die eine monetäre Verpflichtung zur Einhaltung einer Philosophie des kontinuierlichen Wachstums und Fortschritts erfordert.

Die besten Praktiken im PIM müssen auch durch das Erreichen einiger oder aller der folgenden Ziele motiviert sein:

• Verbesserung der Kundenerfahrung
• Steigerung der Marketingproduktivität
• Schnelle Expansion in neue Märkte und Regionen
• Verbesserung der Teamzusammenarbeit
• Beschleunigung von Produkteinführungen
• Omnichannel-Befähigung
• Schnelleres Time-to-Market
• Höherer ROI und Wachstum

2. Vier Säulen für PIM's Best Practices

Das Top-Management an Bord holen - Bedarfserhebung

Die Einführung eines PIM beginnt mit einem Bedarf, der häufig von den Vertriebs- und Marketingabteilungen ausgeht, ausgelöst durch Datendiskrepanzen, Verzögerungen bei der Einführung von Produktkampagnen, mangelnde Skalierbarkeit, häufige Fehlkommunikation mit anderen Abteilungen oder die Verwendung von Altanwendungen, die den Marktanforderungen nicht gerecht werden. Daher müssen Marketing, Vertrieb, Produktmanagement und IT mit den Führungskräften der C-Suite auf eine gemeinsame Linie gebracht werden. Es sollte allen klar sein, wie PIM die angestrebten Geschäftsziele erreicht und wie diese Ziele mit den übergeordneten Unternehmenszielen zusammenhängen.

Erfassen und kommunizieren Sie Ihre PIM-Vision

Bei PIM geht es um die Weiterentwicklung des Unternehmens. Es geht darum, wichtige Schritte wie Skalierung, Anpassung, Expansion und manchmal auch kühne Entscheidungen zu treffen. Dabei kann es sich um eine unternehmensweite Initiative zum Aufbau (und zur Bereinigung) der Datenqualität handeln, um die Neugestaltung wichtiger Geschäftsprozesse, die Einführung neuer Sortimentsstrategien und die Expansion in neue Syndizierungskanäle. All diese Initiativen müssen in einen strategischen Plan umgesetzt werden, um der Belegschaft eine greifbare, zeitlich begrenzte und überschaubare Vision zu vermitteln.

Kultureller Wandel

Im gesamten Unternehmen gibt es Angestellte, Vertragsarbeiter und Lieferanten, die mit den Abläufen befasst sind und die entweder nicht wissen oder nicht so sehr daran interessiert sind, das Gesamtbild des Unternehmens zu verstehen. Sie müssen behutsam darüber aufgeklärt werden, wie sich die Umstellung veralteter Arbeitsabläufe und interner Hindernisse für die Zusammenarbeit und Kommunikation auf ihre Arbeitsweise, Geschwindigkeit und Genauigkeit auswirkt. Die Führungskräfte müssen den erforderlichen Schulungen, Einführungen und Workshops für die bestehende Belegschaft Priorität einräumen.

Das Kundenerlebnis in den Kontext stellen

Ein Fehler, den Marken begehen, ist es, den "Produkten" und nicht den Produktinformationen die ganze Bedeutung beizumessen. Es sind die Produktinformationen, die die Bausteine für ein gutes Kundenerlebnis bilden. In letzter Zeit sind die Customer Journeys kompliziert und unvorhersehbar geworden und werden in Echtzeit verwaltet. Dies stellt den Kunden in den Mittelpunkt nicht nur von Marketing und Vertrieb, sondern von jeder einzelnen Abteilung, so dass "Customer-first" das Motto hinter allem ist, von der finanziellen Belohnung, dem Unternehmenswachstum, dem Übertreffen der Konkurrenz bis hin zur Zukunftssicherheit.

3. Festlegung des Umfangs Ihres PIM-Projekts

i) Festlegen Ihrer PIM-Strategie

Eine "Strategie" ist der mittlere Teil zwischen dem, was Sie sind, und dem, was Sie erreichen wollen. Ihr gesamtes Team, einschließlich Ihrer PIM-Implementierungsexperten und internen Teammitglieder, sollte mit Ihnen daran arbeiten. Strategien sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Sie sind an Ziele wie "das beste Kundenerlebnis unter Gleichaltrigen zu schaffen" (wenn Sie ein Einzelhändler sind) oder "die beste Datenqualität zu haben, damit kein Einzelhändler Sie aus seinem Sortiment streicht" (wenn Sie ein Hersteller/CPG-Unternehmen sind) geknüpft. Schritte zu einer soliden PIM-Strategie:

• Erstellen Sie einen PIM-Business Case
• Überdenken Sie Ihr aktuelles Geschäftsmodell, um ein PIM-System einzubinden
• Evaluieren Sie die Kosten für ein PIM-Geschäftsmodell
• Erarbeiten Sie die Konturen für die Einführung der Automatisierung
• Entwickeln Sie einen Technologie-Integrationsplan
• Binden Sie alle losen Enden, um eine kürzere Markteinführungszeit zu erreichen
• Aufstellung eines Plans für Omnichannel-Enablement, um die Kundenerfahrung zu verbessern
• Einen Zeitplan für die PIM-Implementierung aufstellen

ii) Legen der PIM-Grundlage

Es ist wichtig, die richtige Grundlage für ein PIM-System zu schaffen. Jede Abteilung, die den Bedarf an einem PIM-System sieht, muss sicherstellen, dass dieser Bedarf auch gedeckt wird. Wenn Sie Ihre Anforderungen lediglich mitteilen und deren Erfüllung der IT-Abteilung überlassen, führt dies möglicherweise nicht zu den gewünschten Ergebnissen. Da sich die Konfiguration eines betriebsorientierten PIM-Systems leicht von der eines marketing- oder vertriebsorientierten PIM-Systems unterscheidet, ist die Grundlage eines PIM-Systems von großer Bedeutung für die Erzielung der gewünschten Ergebnisse. Unternehmen müssen sorgfältig vorgehen:

• Eine Software auswählen
• das Datenmanagement planen
• Relevante Produktinformationsmanagement-Prozesse einführen
• Ein Pilotprojekt mit hochwertigen Daten implementieren
• Erste Anwendungsfälle entstehen lassen

iii) Ein PIM auf den Weg bringen

Um ein PIM ins Rollen zu bringen, müssen Sie Ihr Projekt in überschaubare Abschnitte unterteilen. Es ist zu überlegen, wie Sie schnelle Erfolge erzielen können, indem Sie Prozessen, die dringend behoben werden müssen, Priorität einräumen. Die Festlegung eines Zeitplans für Ihr Projekt und eine schrittweise Aufteilung helfen Ihnen, von einer Leistung zur nächsten zu gelangen und den Fortschritt sichtbar und transparent zu halten. Sie können das Projekt in die folgenden Schritte unterteilen:

• Konsolidierung aller Daten im PIM-System
• Modellierung der Daten
• Automatisierung von Workflow-Prozessen
• Integration der bestehenden Anwendungen
• Einbindung von Lieferanten und Anbietern
• Syndizierung von Daten und Inhalten

4. mit 'Data Governance' die PIM-Vision im Griff behalten

i) Aufbau einer funktionsübergreifenden Data-Governance-Struktur

Das Streben nach perfekten Produktdaten ist eine Sache, die Umsetzung durch die Durchsetzung von Standards eine ganz andere. Unternehmen müssen einen konkreten Plan für Teams erstellen, damit diese sich an Regeln halten, indem sie Rollen festlegen und Verantwortlichkeiten so klar wie möglich abgrenzen. Es muss ein Data-Governance-Programm mit Standardpraktiken, Regeln und Richtlinien für die PIM-Implementierung geschaffen werden, das für alle Regionen, Abteilungen, Marken und Länder gilt. Es müssen Datenverantwortliche bestimmt werden, die für die Umsetzung der Grundsätze und Richtlinien der Data Governance verantwortlich sind.

Es muss ein Data-Governance-Plan erstellt werden:

• Datenqualitätsstandards
• Robuste Workflow-Richtlinien
• Datenverantwortlichkeit und Autorisierung
• Risikomanagement
• Einhaltung der Vorschriften

Prioritäten festlegen

• Wie wird die PIM-Lösung unternehmensweit eingesetzt?
• Können Sie eine Hierarchie der PIM-Stakeholder erstellen?
• Welche Prozesse und Rollen wird es innerhalb von PIM geben?
• Wessen Anfragen und in welcher Reihenfolge sollten bearbeitet werden? Würde es innerhalb von PIM existieren?
• In welcher Reihenfolge und von wem müssen die Anforderungen erfüllt werden?

Aufgaben erstellen

• Gibt es ein Team oder eine Person, die PIM innerhalb der Organisation leitet? Wer sind diese Personen?
• Gibt es Personen, die für die Datenqualität verantwortlich sind?
• Welche Personen sind für die Umsetzung von Änderungen verantwortlich?

Verwalten von Prozessen

• Wer hat Zugriff auf Workflow-Änderungen?
• Wer ist für die Pflege und das Onboarding von Produktdaten, die Anreicherung der Lieferkette, die Aufnahme von Bildern und andere Dinge zuständig?

Identify Priorities

• How will PIM solution be used across the enterprise?
• Can you create a hierarchy of PIM stakeholders?
• What will be the processes and roles that exist within PIM?
• Whose requests and in what order should be entertained? Would exist within PIM?
• Requests in what order and by whom must be fulfilled?

Create Duties

• Is there a team or individual that guides PIM within the organization? Who are they?
• Are there any individuals responsible for data quality?
• Who are the individuals  liable for implementing changes?
   

Manage Processes

• Who has access to workflow changes?
• Who is responsible for product data maintenance and onboarding, supply chain enrichment, image ingestion, and other such things?
   

iii) Beziehen Sie Ihre Lieferanten und Anbieter in Ihre Governance-Bemühungen ein

Neben Ihrem Unternehmen dienen auch externe Stellen wie Produktlieferanten, Datenlieferanten, globale Datenpools wie das GDSN und andere externe Agenturen, die für Übersetzungen und Fotografien beauftragt werden, als Produktdatenquellen. Früher war es üblich, dass diese Stellen die Daten in dem Zustand bereitstellten, in dem sie sie hatten; oft entsprachen sie jedoch nicht den Anforderungen. Folglich mussten die Unternehmen Zeit und Ressourcen aufwenden, um die Daten selbst zu korrigieren. Ein PIM-geführtes Data-Governance-Programm, -Prozesse und -Richtlinien, die auf interne Daten angewendet werden, können auch auf alle externen Datenagenturen angewendet werden. Sie müssen daher sicherstellen, dass:

• Erklären Sie ihnen die Vorteile, die die Einhaltung von Produktdatenstandards mit sich bringt, und wie sich dies auf den erfolgreichen Verkauf von Produkten auswirkt.
• Fordern Sie sie auf, ihre Datenqualität zu verbessern, damit sie mit minimalem Aufwand in Ihr PIM-System übernommen werden können.
• Automatisieren Sie die Datenvalidierung und -standardisierung von externen Agenturen.
• Arbeiten Sie mit ihnen zusammen, damit sie Ihnen bei Bedarf zusätzliche Daten zur Verfügung stellen und von Ihnen aufgezeigte Datenabweichungen korrigieren
• Erstellen Sie Produktdatenregeln und -attribute für jede Produktkategorie, so dass Sie die gewünschte Produktdatenqualität leicht steuern und erreichen können.

5. Bauen Sie Ihr eigenes PIM-Spezialisierungszentrum auf

Wenn Sie Ihre Ziele vor Augen haben, wissen Sie, wie Ihre Produktinformationen, Arbeitsabläufe und Prozesse aussehen müssen; Sie müssen dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter dafür gut gerüstet sind. Sie sind diejenigen, die dafür verantwortlich, befähigt und autorisiert sind, qualitativ hochwertige Produktdaten an jede Abteilung zu senden, die sie benötigt. Lassen Sie Ihr Unternehmen darauf vorbereitet sein, sich anzupassen:

• Neue Stellenbeschreibungen und Bezeichnungen
• Holen Sie PIM-Spezialisten an Bord, um Ihr bestehendes Personal zu schulen
• Änderungen bei bestimmten vorherrschenden Rollen in Bezug auf Umfang und Fachwissen
• Neue Protokolle und Richtlinien, die sich auf PIM beziehen - das Specialization Center

6. Möchten Sie PIM unter Berücksichtigung der Best Practices implementieren? Pimcore kann es für Sie tun!

Pimcore kann Ihnen ein Produktinformationsmanagement anbieten, das die besten Praktiken im Auge behält. Wir würden zuerst Ihre Motivation, ein PIM zu bekommen, gründlich verstehen. Egal, ob Datendiskrepanzen Ihre Effizienz behindern, die Marken-/Kundenerfahrung nicht einheitlich ist, die Zeit bis zur Markteinführung zu lang ist, die Kosten für die Datenverwaltung in die Höhe schießen, die Anpassung an neue Kanäle kompliziert wird, die Prozesse und die geschäftliche Agilität leiden oder Ihre Konkurrenten Ihren Marktanteil auffressen, weil sie sich schneller anpassen als Sie - wir werden Sie mit einem Plan führen, der am besten zu Ihnen passt.

7. Pimcore kann es für Sie tun!

Es ist wichtig, sich klarzumachen, dass Ihre Produktinformationen Ihr eigentlicher "Vermögenswert" sind, und dass dieser Vermögenswert letztendlich auf den Verkaufskanälen getestet wird. Mit anderen Worten: Ihre Produktinformationen sind genauso nützlich wie Ihre Produkte selbst. Und die Best Practices von PIM stellen das sicher.

Pimcore geht der Frage nach, was der beste Weg ist, indem es eine umsetzbare Strategie entwickelt, die nicht nur von Konventionen und Einstellungen, sondern auch von Begeisterung getragen wird.

Da das Produktinformationsmanagement ein fortlaufender Prozess ist, der einer ständigen Beobachtung bedarf, stellen wir schließlich sicher, dass Sie Ihre PIM-Fortschritte immer wieder an Ihren Erwartungen messen, die Akzeptanz der Mitarbeiter prüfen und offen sind für das Ausprobieren von Techniken, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.